Stressfreie Kongresspräsentationen: Die digitale Medienannahme
Bei Kongressen, Konferenzen und Tagungen, bei denen zahlreiche Präsentationen stattfinden, sind Medienannahmen ein zentraler Bestandteil des Präsentationsmanagements.
Vor allem in der heutigen, wo alles schnell passieren soll, haben sich digitale Medienordnungssysteme durchgesetzt, um Präsentationen und Dateien zu verwalten, die an der Leinwand gezeigt werden sollen.
Was ist eine digitale Medienannahme?
Eine Medienannahme ist ein zentraler Ort, an dem Referenten ihre Präsentationen abgeben können. Dort werden die Präsentationen auch noch einmal geprüft, ob sie auch auf den Präsentationslaptops richtig dargestellt werden.
Früher geschah dies oft manuell im Präsentationssaal während der Show: USB-Stick rein, Datei auf den Computer ziehen und hoffen, dass alles glattgeht.
Heute sind die Systeme etwas entwickelter. Mit einer digitalen Medienannahme können Redner ihre Slideshows bereits vorab online hochladen oder am Kongresstag an der Medienannahme abgeben. Die Präsentationen werden noch einmal überprüft und ggf. aufbereitet.
Das System sortiert die Dateien automatisch in die passende Session ein und benennt die Vorträge entsprechend. Denn jeder Techniker weiß, wie oft Präsentationen einfach nur „Final.pptx“ heißen.
Die Präsentation liegt dann online vor und kann von jedem Kongressraum aus aufgerufen werden. Damit steht sie pünktlich im Vortragsraum zur Verfügung.
Für die Redner bedeutet das: weniger Stress, mehr Fokus auf den Vortrag. Für die Veranstalter bedeutet es weniger Fehler auf der Bühne.
Wie funktioniert eine Medienannahme?
Wie funktioniert eine Medienannahme?
Eine Medienannahme ist besonders hilfreich bei größeren Veranstaltungen mit mehreren Räumen und vielen Rednern. Sobald die Zahl der Präsentationen steigt, wird es schnell unübersichtlich. Da lohnt sich der Einsatz einer digitalen Lösung, die automatisch für Ordnung sorgt.
Aber auch bei kleineren Kongressen kann eine Medienannahme sinnvoll sein, wenn z.B. viele parallele Sessions stattfinden oder viele kleine 5 Minuten Präsentationen in einem Block vorkommen.
Unserer Erfahrung nach ist es sinnvoll, ab 2 Räumen mit je 10 Präsentationen über eine zentrale Medienannahme nachzudenken. Aber nutzen Sie doch einfach unser Online-Tool.
Wie sinnvoll ist eine Medienannahme für mein Event?
Vorteile von cloudbasiertem Präsentationsmanagement
Der vielleicht größte Vorteil der digitalen Medienannahme: Referenten können ihre Präsentationen bereits vorab hochladen. Dies minimiert Stress am Tag des Vortrags und ermöglicht den Veranstaltern, technische Probleme frühzeitig zu erkennen.
Unsere Erfahrung zeigt, dass sich viele Redner entspannter fühlen, wenn sie wissen, dass ihre Präsentation schon Tage vorher bereitgestellt und geprüft wurde. Sollte sich kurzfristig noch etwas ändern, ist ein erneuter Upload oder die Anpassung vor Ort ebenfalls möglich. So bleibt alles flexibel und aktuell.
Sie können sich nur vage vorstellen, wie es ist, 200 GB an Präsentationen physisch von einem in den anderen Raum zu bringen, wo vor 5 Minuten die Session angefangen hat.
Es ist immer unangenehm, wenn sich Änderungen auf den Zeitplan oder den Raumplan auswirken, aber Kongresse sind dynamisch. Manchmal müssen Vorträge in einen anderen Raum verlegt werden.
Eine Medienannahme, die mit einem Cloudsystem arbeitet, macht solche Änderungen unproblematisch. Die Präsentationen sind nicht an einen bestimmten Computer gebunden, sondern können in jeden Raum übertragen werden, der ausgestattet ist.
Auch bei Raumänderungen konnten wir immer schnell und zuverlässig reagieren, da bereits alle Folien im System hochgeladen waren. Schnell reagieren zu können, das macht den Unterschied aus! Egal, ob der Vortrag im kleinen Seminarraum oder im großen Plenum stattfindet – die Präsentation ist immer da, wo sie sein soll.
Unsere Erfahrung zeigt, dass Referenten ihre Präsentation leider nicht immer richtig aufbereiten, damit sie auf anderen Geräten funktioniert. Videos, die nicht auf Klick abspielen, Schriftarten, die nicht richtig angezeigt werden. All diese kleinen Fehler müssten nicht sein.
Mit einer Medienannahme, in der wir die Präsentationen noch einmal prüfen und überarbeiten, werden all diese Fehler vorher abgefangen.
Eine gute Medienannahme nimmt nicht nur die Präsentationen entgegen, sondern bietet auch persönlichen Support für die Redner. Bei unserer Medienannahme erhalten die Referenten technische Unterstützung, falls Fragen oder Probleme auftauchen. Oft gibt es einen gesonderten Bereich, wo die Vorträge getestet werden können, um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft.
Dies schafft Vertrauen – niemand will auf der Bühne stehen und merken, dass die Datei nicht funktioniert oder die Animationen nicht richtig angezeigt werden.
Wir haben in der Vergangenheit großartige Erfahrungen mit der digitalen Medienannahme gemacht. Besonders geschätzt wird die Möglichkeit, die Präsentationen live vor Ort noch einmal anzupassen. Denn wir wissen ja, dass 2 Minuten vor dem Vortrag noch eine letzte Änderung hereinkommt.
Einige Redner haben uns berichtet, wie viel stressfreier sie durch den Kongress gehen, da sie vorher noch einmal testen konnten, ob ihre PowerPoint richtig angezeigt wird.
Was benötigt eine Medienannahme?
Eine Medienannahme benötigt das, was ein normales Kongressbüro auch benötigt.
Etwas Strom und eine gute Internetanbindung.
Glücklicherweise sind es die gleichen Anforderungen wie ein Check-in-System, und es lässt sich super zusammen am Empfangscounter ein Platz für die Medienannahme einrichten.
Für sehr große Kongresse empfehlen wir z.B. einen eigenen kleinen Raum für die Medienannahme, da man Referenten gerne gesondert behandeln möchte als das Publikum.
Fazit: Mehr Entspannung, weniger Probleme
Die digitale Medienannahme bietet nicht nur den Rednern, sondern auch den Veranstaltern viele Vorteile.
Sie spart Zeit, reduziert Probleme und bietet Flexibilität in der Durchführung.
Gerade bei größeren Kongressen ist sie eine absolute Erleichterung.
Wer einen Kongress organisiert, sollte die Implementierung einer Medienannahme definitiv in Betracht ziehen. So bleibt mehr Zeit für das Wesentliche: spannende Vorträge und wertvolle Diskussionen, und wenn sie eine Medienannahme für Ihren Kongress benötigen, fragen sie uns doch jetzt an. Vielleicht haben wir noch Zeit, Ihren Kongress in unserem Kalender abzudecken.