Self-Checkinsmarter Einlass für moderne Events

Keine Schlangen

Keine Zettel

Kein Stress

Self-Checkin-Stationen ermöglichen einen schnellen, fehlerfreien und professionellen Einlass – für Kongresse, Messen, Firmenveranstaltungen und vieles mehr.

Self-Checkin

Self-Checkin: Der neue Standard am Empfang

Self-Checkin ist die moderne Lösung für den Teilnehmer-Einlass bei Veranstaltungen!

Statt langer Warteschlangen und händischer Registrierung scannen Teilnehmende einfach ihren QR-Code, drucken ihr Namensschild selbst aus – und sind in Sekunden eingecheckt.

Vorteile

Warum Self-Checkin?Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick

Self-Checkin-Stationen verbessern nicht nur den Einlass – sie sorgen für mehr Effizienz, weniger Personalaufwand und eine bessere Teilnehmererfahrung.

Weniger Wartezeiten

Mehrere Gäste können sich gleichzeitig einchecken – lange Schlangen gehören der Vergangenheit an.

Fehlerminimierung

Automatisch generierte Badges auf Basis von QR-Codes reduzieren Tippfehler und vermeiden Namensverwechslungen.

Weniger Personalaufwand

Eine Hostess betreut mehrere Stationen gleichzeitig – das spart Ressourcen bei großen Events.

Zugangssteuerung inklusive

Teilnehmer, Referenten, VIPs – alle erhalten automatisch die richtigen Zugangsrechte auf dem Badge.

Zugangssteuerung inklusive

Teilnehmer, Referenten, VIPs – alle erhalten automatisch die richtigen Zugangsrechte auf dem Badge.

Daten automatisch erfassen

Teilnehmerdaten werden zentral erfasst und können z. B. für Nachweise, Zertifikate oder Reportings genutzt werden.

Flexibel & skalierbar

Self-Checkin funktioniert bei kleinen Meetings genauso wie bei Großkongressen – dank modularer Technik und anpassbarer Software.

Features

Self-Checkin im Detail:Die Funktionen hinter dem schnellen Einlass

Self-Checkin-Stationen sind mehr als nur Scanner – sie kombinieren Hardware und Software zu einer leistungsstarken Lösung für moderne Eventlogistik.

Integrierter Badge-Druck

Die Station druckt Namensschilder inklusive QR-Code & Zugangsberechtigung in einem Schritt – schnell, zuverlässig, sauber.

Systemanbindung & Datenimport

Teilnehmerlisten können einfach per CSV importiert und bei Bedarf mit Ihrer Event-Software synchronisiert werden.

Branding der Station

Die Self-Checkin-Stationen lassen sich individuell gestalten – mit eigenem Gehäuse-Design und UI-Branding.

Live-Statusanzeigen & Monitoring

Behalten Sie den Überblick: Wer ist schon eingecheckt? Wie viele fehlen noch? Die Daten stehen in Echtzeit zur Verfügung.

Zertifizierungsfunktion

Ideal für Fachkongresse:
Teilnehmer scannen mehrfach am Tag ihren Badge zur Anwesenheitsdokumentation für Fortbildungsnachweise.

Bereiche

Wo Self-Checkin den größten Mehrwert bietet

Self-Checkin-Systeme sind flexibel einsetzbar und optimieren den Einlass unterschiedlichster Veranstaltungsformate – vom Fachkongress bis zum Corporate Event.

Fachkongresse & Tagungen

Beschleunigter Einlass, automatischer Badge-Druck und klare Zugangssteuerung – ideal für parallele Sessions und Weiterbildungsnachweise.

Messen & Ausstellungen

Hoher Besucherandrang?
Kein Problem. Self-Checkin reduziert Schlangen, schafft Übersicht und sorgt für professionelles Teilnehmermanagement.

Corporate Events

Effiziente Registrierung für Mitarbeitende, Gäste oder Partner – mit individualisierbaren Badges und optionaler Rollenvergabe (z. B. VIP, Crew, Speaker).

Erfahrungen

Das sagen unsere Kunden über Self-Checkin

Unsere Self-Checkin-Lösungen haben bereits bei zahlreichen Veranstaltungen für einen reibungslosen Einlass gesorgt – effizient, schnell und zuverlässig.

Kundenstimme Video ansehen

Dank der Self-Checkin-Stationen konnten wir über 1.000 Teilnehmende in nur einer Stunde akkreditieren – ohne lange Schlangen. Die Rückmeldungen der Besucher waren durchweg positiv.

Katharina Lorenz

Projektleitung

Wir setzen visolite Self-Checkin bei mehreren ‘Update Onkologie’-Veranstaltungen ein – in jeder Stadt lief der Einlass entspannt, effizient und fehlerfrei. Genau das, was wir brauchen!

Thomas Weigert

Kongressagentur

Die Kombination aus automatischem Badge-Druck und zentraler Teilnehmerverwaltung hat uns enorm viel Zeit und Personal gespart – und es sah auch noch richtig professionell aus.

Sandra Keller

Corporate Eventmanagerin

Ablauf

Unser Fahrplan für Ihren Self-Checkin

Von der ersten Anfrage bis zum reibungslosen Einlass: Wir begleiten Sie Schritt für Schritt – effizient, professionell und zuverlässig.

Keine Kompromisse – visolite!

Anfrage

Einfach unser Onlineformular ausfüllen.

Zum Formular

Austausch & Beratung

Telefonisches Briefing zur Veranstaltung, Teilnehmerzahl und Checkin-Szenario.

Angebotserstellung

Individuelles Angebot mit empfohlenem Setup und Mietdauer.

Auftragsbestätigung

Finale Abstimmung und Buchung der Self-Checkin-Lösung.

Datenbereitstellung
(CSV-Vorlage)

Der Kunde erhält eine Vorlage zur Erfassung aller Teilnehmerdaten inkl. Rollen/Zugangslevel.

Upload der Teilnehmerdaten

a) Selbst-Upload (Empfohlen) – Jeder Teilnehmende oder Referent lädt seine Daten selbst hoch.

b) Dienstleister-Upload – Der Kunde übermittelt die vollständige Liste – wir übernehmen den Datenimport.

Systemprüfung & Abnahme

Vor der Veranstaltung: Funktionstest & finale Freigabe durch den Kunden.

Aufbau vor Ort

Pünktlicher Aufbau der Self-Checkin-Stationen inkl. Technik-Check.

Technischer Support während des Events

Auf Wunsch stellen wir Personal zur Betreuung der Stationen.

Abbau nach der Veranstaltung

Sorgfältiger Rückbau der Technik vor Ort.

Zahlung

Individuelle Vereinbarung je nach Projektumfang.

Keine Kompromisse – visolite!

FAQ

Häufige Fragen rund um Self-Checkin

Wir empfehlen eine Station pro 250 Teilnehmende. Pro Station können im Idealfall bis zu 240 Personen pro Stunde eingecheckt werden. Bei hohen Besucherzahlen oder einem festen Startzeitpunkt sollte entsprechend aufgestockt werden.

In der Regel reicht eine Hostess für 2–4 Stationen. Die Systeme sind selbsterklärend – unsere Betreuungspersonen helfen nur bei Fragen oder Sonderfällen.

Sie erhalten von uns eine CSV-Vorlage. Dort tragen Sie alle Teilnehmenden mit Namen, Rolle (z. B. Besucher, Referent, VIP) und weiteren relevanten Infos ein.

Sie haben zwei Optionen:

Selbst-Upload: Teilnehmende laden ihre Daten über ein bereitgestelltes Formular hoch.

Dienstleister-Upload: Sie übermitteln die vollständige Teilnehmerliste – wir übernehmen den Rest.

Nach Erhalt der Daten benötigen wir in der Regel bis zu 3 Werktage für die Systemkonfiguration. Änderungen sind auch kurzfristig möglich.

Korrekturen oder Nachmeldungen können in Echtzeit im System angepasst werden – auch noch während des Events.

Für mittlere bis große Veranstaltungen ist der digitale Einlass oft schneller, sicherer und professioneller. Eine detaillierte Gegenüberstellung finden Sie in unserem Blogartikel.

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