Teilnehmer Self-Checkin:
so funktioniert es
Jeder Teilnehmer wünscht sich eines: keine Schlangen oder Probleme beim Einlass der Veranstaltung. Doch die Realität sieht oft anders aus.
Inhalt
Lange Schlangen, verlorene Tickets und falsch eingegebene Namen am Empfangscounter oder Tippfehler können den Check-in schon mal länger gestalten als gedacht. Vieles von dem, was Teilnehmende nicht möchten, kann mit einem gut gemanagtem Self-Checkin behoben werden.
Dabei bieten Selbstcheck-in-Systeme eine Vielzahl von Möglichkeiten, um den Einlass von Veranstaltungen zu erleichtern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
Vorteile von Selbst-Checkin-Systemen:
- Reduzierung von Warteschlangen:
Mehrere Teilnehmer können gleichzeitig ihre Daten eingeben oder scannen, was zu kürzeren Wartezeiten führt.
- Fehlerminimierung:
Durch die automatische Generierung der Namensschilder basierend auf dem QR- oder Barcode wird das Risiko von Fehlern und Tippfehlern minimiert.
- Automatische Datenerfassung:
Die Daten der Teilnehmer werden automatisch erfasst und können für weitere Zwecke wie Statistiken oder Vergabe von Punkten für Bildungsveranstaltungen genutzt werden.
- Weniger Personalbedarf:
Da Teilnehmer sich selbst einchecken, kann eine Hostess mehrere Stationen übernehmen und somit werden mehrere Teilnehmer mit nur einer Arbeitskraft betreut.
- Zugangsberechtigungen:
Durch die Datenbank im Hintergrund können verschiedene Zugangsstufen z. B. für Personal, Teilnehmer, Referenten, VIP etc. festgelegt werden. Die Zugangsberechtigungen können dann variabel auf dem Badge vermerkt werden und sind somit für Sicherheitspersonal klar sichtbar.
- Bessere Teilnehmererfahrung:
Durch einen schnellen und reibungslosen Einlass wird die Teilnehmererfahrung verbessert.
- Umweltfreundlichkeit:
Der Einsatz von digitalen Lösungen reduziert den Papierverbrauch und ist somit umweltfreundlicher.
- Flexibilität:
Selbstcheck-in-Systeme können an verschiedene Veranstaltungsgrößen und -formate angepasst werden.
Welche Checkin-Systeme für Events gibt es?
Es gibt viele Check-in oder Teilnehmer-Tools, doch für die Eventbranche ist vor allem das Ticketing und die automatisierte Erstellung von Badges mit unterschiedlichen Zugangsleveln sinnvoll.
Genau für diesen Zweck haben wir folgende Systeme gefunden:
Bietet neben dem Badge-Druck eine Vielzahl weiterer Funktionen wie Lead-Capture und Integration mit anderen Event-Management-Tools. Ideal für große Veranstaltungen.
Vielseitige Plattform mit Check-in, Lead-Generierung und Tools zur Interaktion mit dem Publikum.
Ermöglicht das Design und Drucken von individuellen Badges. Bietet außerdem Session-Check-in und weitere Funktionen.
Bietet eine Event-Check-in-App mit integriertem Badge-Druck, Echtzeit-Analysen und weiteren Funktionen.
Bieten mit dem Badge Druck und Self-Checkin ein gutes Tool, welches viele Funktionen für ein strukturiertes Teilnehmermanagement bietet.
Nachdem man das System gewählt und seine Veranstaltung angelegt hat, geht es darum, die Pipeline vor Ort zu planen. Vor Ort sollten sie unbedingt mindestens eine Hostess für 2-4 Self-Checkin Stationen planen. Die physischen Scanner-Stationen, die vor Ort sowohl die Teilnehmer registrieren als auch die Badges drucken, können sie bequem für den Zeitraum des Events bei uns dazu mieten.
Wie viele Self-Checkin-Stationen benötige ich für meine Veranstaltung?
Eine Self-Checkin Station benötigt ca. 15 Sekunden pro Scan/Druck-Vorgang. Das bedeutet, im Idealfall kann eine Station bis zu 240 Personen pro Stunde verarbeiten.
Damit keine langen Schlangen zu Stoßzeiten entstehen, ist es wichtig zu wissen, wann die Teilnehmer kommen. Hat die Veranstaltung einen „Soft Start“ oder muss jeder Punkt 8 Uhr im Saal sitzen.
Grundsätzlich würden wir eine Selfprintstation pro 250 Personen empfehlen. Da bereits eine 15 Minuten Wartezeit auf das Gemüt des Teilnehmers schlägt, wie ein Baseballschläger auf einen Ball.
Casestudies Selfchecking:
Für Eventlab GmbH haben wir innerhalb von einer Stunde über 1000 Menschen eingecheckt während 2 Personen die 4 Selfcheckin Stationen betreut haben und 3 Personen den regulären Empfang. Dabei hat die QR-Code-Vorvergabe geholfen, den Prozess auch am Empfangscounter zu beschleunigen. Das Self-Checking wurde darüber auch genutzt, um nachzuvollziehen, wer welchen Vortrag besucht hatte. So konnte im Anschluss jedem Teilnehmenden eine konkrete Übersicht über die erlangten Weiterbildungseinheiten bereitgestellt werden.
Casestudy Interplan Update Selfcheckin:
Für die Kongressagentur Interplan haben wir die Veranstaltungsreihe „Update Onkologie“ mit 2 Selfprintstationen ausgestattet. Dabei konnten wir in Leipzig, München, Hamburg und Duisburg den Einlass beschleunigen und die rund 500 Menschen pro Veranstaltung mit einer Wartezeit unter 2 Minuten akkreditieren.
Zusammenfassung:
Für einen reibungslosen Ablauf bei der Teilnehmerregistrierung sollte eine ausreichende Anzahl an Betreuungspersonal und Check-in-Scanner-Stationen vorhanden sein. Mindestens 1 Hostess pro 2-4 Stationen und mindestens eine Station pro 250 Teilnehmer.
Damit die Badges vor Ort gedruckt werden können, sollte die Verwaltungssoftware auch ein Druckmodul für Badges beinhalten und mit den Selfprinter-Stationen funktionieren. Solche Self-Checkin Stationen mit integriertem Bagdge-Drucker können sie flexibel bei uns mieten.